Il tracciato consuntivo è l'ultimo passaggio del ciclo di un corso ECM, ed è anche quello in cui un dato raccolto male mesi prima presenta il conto. Quasi sempre il file viene rifiutato non per un problema di formato, ma perché un'informazione che doveva essere raccolta in fase di iscrizione o di erogazione non c'è, o non è coerente con quanto dichiarato in accreditamento.
1. Codici fiscali assenti o formalmente errati
È l'anomalia più frequente in assoluto. Il codice fiscale è la chiave con cui i crediti vengono attribuiti al professionista: se manca, o se contiene un carattere sbagliato, quella riga non produce crediti per nessuno. Il momento giusto per validarlo è l'iscrizione, non l'invio.
2. Partecipanti senza idoneità registrata
Un partecipante compare nel tracciato con i crediti acquisiti solo se ha soddisfatto i requisiti previsti per la modalità del corso: la soglia di presenza per i RES, il superamento del questionario e il tempo minimo di fruizione per la FAD. Se l'esito della valutazione non è stato registrato, la riga risulta incompleta.
3. Disallineamento tra crediti erogati e crediti accreditati
I crediti dichiarati nel tracciato devono corrispondere a quelli assegnati all'edizione in fase di accreditamento. Il disallineamento nasce di solito quando un'edizione viene replicata cambiando durata o programma senza aggiornare i dati dell'evento.
4. Regola di un terzo sulle sponsorizzazioni
Quando un evento è sponsorizzato, la normativa pone un limite alla quota di formazione sponsorizzata sul totale erogato dal provider. Il controllo va fatto sull'intero periodo, non sul singolo evento: è un dato che va tenuto aggiornato mano a mano, altrimenti ci si accorge dello sforamento quando è tardi per rimediare.
5. Stato dell'accreditamento non attivo
Se l'accreditamento del provider non è in stato attivo alla data dell'evento, la rendicontazione non è ammissibile a prescindere dalla qualità del file. Vale la pena verificarlo prima di iniziare a lavorare sull'invio, non dopo.
Il punto in comune
Nessuno di questi cinque errori nasce al momento dell'invio: nascono tutti prima, in un campo lasciato vuoto o in un'informazione registrata fuori dal sistema. Per questo su Smart ECM Provider il tracciato non è un export separato ma la lettura dei dati che hai già inserito, con la lista delle anomalie visibile prima di generare il file.